Handlingsoffentligheten, offentlighetsprincipen, kan utövas endast om myndigheternas handlingar går att återfinna. Det måste finnas sökvägar, register och en struktur som gör det möjligt att i ett stort handlingsbestånd finna just den uppgift eller den information man söker.
Det regelverk som är en förutsättning för detta återfinns först och främst i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och arkivlagen.
Arkivlagen (1990:782) är en viktig följdförfattning till tryckfrihetsförordningen. Lagen är gemensam för förvaltningsmyndigheter (nämnder och styrelser) och myndighetsorgan inom stat, kommuner och landsting.
Arkivlagen gäller även kommunala företagen (s k 2:3-företag). Enligt 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen består dessa av aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller landsting - ensamma eller i förening - utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Det betyder att kommunen och/eller landstinget äger företaget till minst hälften eller har rätt att utse minst hälften av företagets ledamöter.
Arkivlagen gäller även för allmänna handlingar som efter beslut av fullmäktige överförs för tillfällig förvaring hos enskilda (SFS 1994:1283). Arkivlagens bestämmelser ska i dessa fall uppfyllas av det företag som förvarar handlingarna (se ändring av arkivlagen SFS 1994:1385-1386).
Syftet med arkivlagen är enligt 3 § att främja en arkivbildning hos myndigheterna som tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Akivlagen innehåller bland annat bestämmelser om:
Framställning och hanteringen av allmänna handlingar (arkivvård §§4-6)
När man framställer allmänna handlingar ska hänsyn tas till behovet av beständighet. Det kan t ex betyda att då upphandling sker av ett IT-system ska krav ställas på att systemet klarar export av data i arkivbeständigt format och att systemet klarar gallring av uppgifter.
De allmänna handlingarna ska beskrivas; varje nämnd ska upprätta en beskrivning (arkivbeskrivning) över vilka slag av handlingar som kan finnas och hur hanteringen av de allmänna handlingarna är organiserad. Vidare ska en förteckning finnas över vilka handlingar som myndigheten har (arkivförteckning). Observera att krav på att myndigheten ska beskriva sina allmänna handlingar även återfinns i offentlighets- och sekretesslagens 4 kap. 2§. Läs mer om detta HÄR
De allmänna handlingarna ska skyddas mot förstörelse, skada och obehörig åtkomst. Det kan t ex betyda att ett IT-system ska ha väl utarbetade regler för olika behörighetsnivåer, loggningsfunktioner och registervård.
Arkivmyndighetens uppgifter (§§7-9)
Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över att myndigheterna uppfyller de krav arkivlagen ställer.
Arkivmyndigheten får överta handlingar från en myndighet som man utövar tillsyn över. Hela ansvaret för materialet överförs då från den ursprungliga myndigheten till arkivmyndigheten.
Gallring (§10)
Allmänna handlingar får förstöras (gallras).
Beslut om gallring fattas av ansvarig nämnd. Normalt av den nämnd där handlingarna uppkommit. Ett gallringsbeslut ska alltid vara uttänkt och "kontrollerat" och följande intressen ska vägas samman: Behovet av informationen för förvaltningen, vid rättsskipning, för rätten till insyn (offentlighetsprincipen) och för forskning.
Omhändertagande av handlingar från upphörda myndigheter (§14)
Om en nämnd upphör ska handlingarna från den nämnden överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Fullmäktige kan vad gäller tidsfristen bestämma om kortare eller längre tid genom att ange detta i t ex arkivreglementet.
Avhändande av allmänna handlingar (§15)
En myndighet får endast lämna ifrån sig handlingar om fullmäktige så beslutar eller om det följer av lag.
Fullmäktige får meddela föreskrifter (§16)
Fullmäktige får lokalt inom kommunen/landstinget utfärda föreskrifter om hanteringen av allmänna handlingar enligt arkivlagen. Normalt görs det genom att man upprättar ett arkivreglemente. Observera att man inte, genom reglementet, kan styra de kommunala bolagen. För bolagen kan föreskrifter anges i ägardirektiv eller bolagsordning.