Sveriges Kommuner och Landsting har sammanfattat juridiska förutsĂ€ttnignar för myndigheters anvĂ€ndning av sociala medier och förhĂ„llandet till handlingsoffentligheten. Tag del av skrivelsen HĂR. Du kan lĂ€sa en sammanfattning och lyssna pĂ„ en genomgĂ„ng HĂR
Datainspektionen har tagit fram en informationsskrift om personuppgifter och sociala medier, som du kan hĂ€mta HĂR
I korthet:
- Det Àr viktigt att hÄlla reda pÄ i vilken egenskap en person anvÀnder sociala medier. Beroende pÄ om det sker som privatperson eller i egenskap av tjÀnsteman/politiker sÄ kan detta ha betydelse för om det Àr allmÀnna handlingar eller ej.
- Om det Àr som tjÀnsteman/politiker som anvÀnder mediet ska man skapa förutsÀttningar för gallring i materialet. DÀrför bör kommunen formulera ett sÀrskilt gallringsbeslut. Ev kan man redan ha ett generellt beslut för handlingar av ringa betydelse eller rutinmÀssig karaktÀr som ev kan tillÀmpas.
- Kommunen bör ha en förteckning över vilka sociala medier som anvÀnds i kommunen av tjÀnstemÀn/politiker (del av arkivbeskrivningen/beskrivning av allmÀnna handlingar)
- Kommunen bör utse en ansvarig för hantering av det sociala mediet och den personen ska bl a bevaka om det uppkommer/inkommer handlingar som kan ge upphov till ett Àrende och som kan komma att krÀva sÀrskild handlÀggning. Detta bör dÄ "lyftas" frÄn det sociala mediet och registreras pÄ vanligt sÀtt i Àrendehanteringssystemet.
- Alla inlÀgg pÄ ett socialt medium kan/bör inte bevaras, dÀremot bör sjÀlva fenomenet i sig bevaras. Man bör alltsÄ göra uttag med en viss regelbundenhet av det sociala mediet. Detta kan göras genom att man bevarar sidan som en pdf-a-fil (kan göras genom Skriv ut pÄ Arkivmenyn genom att man vÀljer att skriva ut som en fil (Acrobat PDF) och dÀrefter anger typ av fil) eller som en webbsida.