Sveriges Kommuner och Landsting har sammanfattat juridiska förutsĂ€ttnignar för myndigheters anvĂ€ndning av sociala medier och förhĂ„llandet till handlingsoffentligheten. Tag del av skrivelsen HÄR. Du kan lĂ€sa en sammanfattning och lyssna pĂ„ en genomgĂ„ng HÄR

Datainspektionen har tagit fram en informationsskrift om personuppgifter och sociala medier, som du kan hĂ€mta HÄR

I korthet:

  • Det Ă€r viktigt att hĂ„lla reda pĂ„ i vilken egenskap en person anvĂ€nder sociala medier. Beroende pĂ„ om det sker som privatperson eller i egenskap av tjĂ€nsteman/politiker sĂ„ kan detta ha betydelse för om det Ă€r allmĂ€nna handlingar eller ej.
  • Om det Ă€r som tjĂ€nsteman/politiker som anvĂ€nder mediet ska man skapa förutsĂ€ttningar för gallring i materialet. DĂ€rför bör kommunen formulera ett sĂ€rskilt gallringsbeslut. Ev kan man redan ha ett generellt beslut för handlingar av ringa betydelse eller rutinmĂ€ssig karaktĂ€r som ev kan tillĂ€mpas.
  • Kommunen bör ha en förteckning över vilka sociala medier som anvĂ€nds i kommunen av tjĂ€nstemĂ€n/politiker (del av arkivbeskrivningen/beskrivning av allmĂ€nna handlingar)
  • Kommunen bör utse en ansvarig för hantering av det sociala mediet och den personen ska bl a bevaka om det uppkommer/inkommer handlingar som kan ge upphov till ett Ă€rende och som kan komma att krĂ€va sĂ€rskild handlĂ€ggning. Detta bör dĂ„ "lyftas" frĂ„n det sociala mediet och registreras pĂ„ vanligt sĂ€tt i Ă€rendehanteringssystemet.
  • Alla inlĂ€gg pĂ„ ett socialt medium kan/bör inte bevaras, dĂ€remot bör sjĂ€lva fenomenet i sig bevaras. Man bör alltsĂ„ göra uttag med en viss regelbundenhet av det sociala mediet. Detta kan göras genom att man bevarar sidan som en pdf-a-fil (kan göras genom Skriv ut pĂ„ Arkivmenyn genom att man vĂ€ljer att skriva ut som en fil (Acrobat PDF) och dĂ€refter anger typ av fil) eller som en webbsida.