Sveriges Kommuner och Landsting har sammanfattat juridiska förutsättnignar för myndigheters användning av sociala medier och förhållandet till handlingsoffentligheten. Tag del av skrivelsen HÄR. Du kan läsa en sammanfattning och lyssna på en genomgång HÄR

Datainspektionen har tagit fram en informationsskrift om personuppgifter och sociala medier, som du kan hämta HÄR

I korthet:

• Det är viktigt att hålla reda på i vilken egenskap en person använder sociala medier. Beroende på om det sker som privatperson eller i egenskap av tjänsteman/politiker så kan detta ha betydelse för om det är allmänna handlingar eller ej.
• Om det är som tjänsteman/politiker som använder mediet ska man skapa förutsättningar för gallring i materialet. Därför bör kommunen formulera ett särskilt gallringsbeslut. Ev kan man redan ha ett generellt beslut för handlingar av ringa betydelse eller rutinmässig karaktär som ev kan tillämpas.
• Kommunen bör ha en förteckning över vilka sociala medier som används i kommunen av tjänstemän/politiker (del av arkivbeskrivningen/beskrivning av allmänna handlingar)
• Kommunen bör utse en ansvarig för hantering av det sociala mediet och den personen ska bl a bevaka om det uppkommer/inkommer handlingar som kan ge upphov till ett ärende och som kan komma att kräva särskild handläggning. Detta bör då "lyftas" från det sociala mediet och registreras på vanligt sätt i ärendehanteringssystemet.
• Alla inlägg på ett socialt medium kan/bör inte bevaras, däremot bör själva fenomenet i sig bevaras. Man bör alltså göra uttag med en viss regelbundenhet av det sociala mediet. Detta kan göras genom att man bevarar sidan som en pdf-a-fil (kan göras genom Skriv ut på Arkivmenyn genom att man väljer att skriva ut som en fil (Acrobat PDF) och därefter anger typ av fil) eller som en webbsida.