RA-FS 2019:2, nya föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter - omtryck av RA-FS 1991:1 med Àndringsförfattningar

Riksarkivet har genom ett omtryck av RA-FS 1991:1 beslutat nya föreskrifter och allmÀnna rÄd om arkiv hos statliga myndigheter. Författningen har beteckningen RA-FS 2019:2 och innehÄller sÄvÀl mindre Àndringar av formell karaktÀr som Àndringar av materiell karaktÀr. De formella Àndringarna har t.ex. tillkommit mot bakgrund av Àndringar i tryckfrihetsförordningen och annan lagstiftning eller p.g.a. behovet att uppdatera och modernisera begrepp och sprÄkbruk i författningen.

Huvudparten av de materiella Ă€ndringarna gĂ€ller bestĂ€mmelserna om verksamhetsbaserad arkivredovisning (ursprungligen beslutade i RA-FS 2008:4). Avsikten har varit att förenkla och förtydliga tillĂ€mpningen av bestĂ€mmelserna i 6 kap. utan att sjĂ€lva grundförutsĂ€ttningarna i RA-FS 2008:4 har Ă€ndrats. Ändringarna i 6 kap. har tagits fram efter samverkan med en referensgrupp med medverkande frĂ„n nĂ„gra myndigheter. Riksarkivet har för avsikt att uppdatera och utveckla vĂ€gledningen Redovisa verksamhetsinformation utifrĂ„n de Ă€ndringar som gjorts i 6 kap.

Nedan följer en kortare genomgÄng av de Àndringar som genomförts för bestÀmmelser om den verksamhetsbaserade arkivredovisningen:

 - I 2 kap. har definitionerna av tre begrepp som förekommer i 6 kap. Ă€ndrats. För handlingsslag respektive handlingstyp har ”mĂ€ngd av handlingar som tillkommer
” Ă€ndrats till förmĂ„n för ”de handlingar som inkommer eller upprĂ€ttas
”. Definitionen av förvaringsenhet har Ă€ndrats till ”mĂ€ngd av handlingar som avgrĂ€nsas fysiskt eller logiskt” för att passa redovisningen av elektroniska handlingar bĂ€ttre.

- I 6 kap 2 § har det förtydligats att arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela arkivbestĂ„nd. Genom den tidigare lydelsen kunde det uppfattas som att Riksarkivet gick utöver sitt bemyndigade i 11 § 2 strecksatsen arkivförordningen. Liksom tidigare gĂ€ller att arkivredovisningen ska omfatta sĂ„vĂ€l arkivhandlingar pĂ„ alla typer av medium och format som gallringsbara handlingar som ingĂ„r i myndighetens arkiv.

- I 9 kap. RA-FS 1997:4 fanns bestÀmmelser om att det ska göras noteringar i arkivbeskrivning och arkivförteckning för handlingar som överlÀmnas och införlivas. BestÀmmelserna om överlÀmnande i 9 kap. RA-FS 2019:2 innehÄller endast bestÀmmelser om att överlÀmnande av arkiv ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning enligt 6 kap. Med hÀnsyn till att arkivredovisningen tar sin utgÄngspunkt i myndigheternas verksamhet blev det nödvÀndigt att lÀgga till bestÀmmelser i 6 kap. om att Àven de verksamheter (processer eller motsvarande) som förs över till eller frÄn myndigheten ska dokumenteras i arkivredovisningen. Tidigare har det funnits bestÀmmelser om att uppgifter om arkiv som förs över till och frÄn myndigheten ska finnas i myndighetens arkivbeskrivning (6 kap. 5 §). Genom RA-MS 2019:2 gÀller att Àven uppgifter om verksamhetsövergÄngar ska framgÄ av arkivbeskrivningen. I 6 kap 13 § och den nu tillagda 13 a § har vidare införts bestÀmmelser om att strukturenheter som tillkommer eller avslutas, i de fall detta Àr aktuellt, ska förses med uppgifter om vilken myndighet som motsvarande verksamhet har överlÀmnats frÄn eller till. Riksarkivet hoppas att detta ska bidra till att ytterligare förbÀttra spÄrbarheten för handlingar som överlÀmnas till och frÄn myndigheten.

- I syfte att förbÀttra överblicken över myndigheternas handlingsbestÄnd har det i 6 kap. 16 § om redovisning av handlingsslag och handlingstyper, införts en bestÀmmelse att det Àven ska finnas uppgifter om nÀr en handlingstyp tas i bruk respektive avslutas. BestÀmmelsen har kommit till för att underlÀtta insynen i arkiven, överblicken över handlingsbestÄndet och för att handlingstyperna ocksÄ ska gÄ att hitta Àven efter det fall att en handlingstyp inte lÀngre förekommer i verksamheten.

- I 6 kap 17 § om redovisning av handlingstyper som Àr sammanstÀllningar ur databaser har utgÄtt helt. Paragrafen har visat sig vara problematisk att tillÀmpa i praktiken vilket följaktligen har lett till att denna typ av uppgifter har förekommit sparsamt i myndigheternas arkivredovisning. Riksarkivet menar att motsvarande uppgifter ÀndÄ knyts till arkivredovisningen genom den integrering mellan arkivredovisning och dokumentation av elektroniska handlingar som ska göras enligt 5 kap. RA-FS 2009:1.

- I 6 kap. 18 § har strecksatserna om vilka uppgifter som ska redovisas om förvaringsenheter utgÄtt. Enligt den nya lydelsen ska uppgifter om förvaringsenheter anges i den utstrÀckning som behövs för att identifiera, komma Ät och hantera handlingarna. BestÀmmelsen Àr alltsÄ utformad som ett funktionskrav. I praktiken innebÀr det att redovisningen av förvaringsenheterna blir Àn mer flexibel och möjliggör för myndigheterna att ordna denna redovisning efter sina egna förutsÀttningar och behov. I den uppdaterade vÀgledningen kommer Riksarkivet att exemplifiera hur redovisningen av förvaringsenheter kan se ut utifrÄn olika förutsÀttningar och vilka uppgifter som typiskt sett behövs för att redovisa de vanligaste typerna av elektroniska och analoga handlingar.

- Riksarkivet har fĂ„tt signaler om att den versionshantering som tidigare har följt av 6 kap. 19 § har visat sig svĂ„r att tillĂ€mpa i praktiken, i ett verksamhetssystem för arkivredovisning. DĂ€rför Ă€ndras nu kraven sĂ„ att klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter endast behöver relateras till varandra i den utstrĂ€ckning som behövs för att handlingar ska kunna identifieras, kommas Ă„t och hanteras. Kravet pĂ„ en samlad presentation av uppgifterna har ocksĂ„ tagits bort. Versionshanteringen behöver vara inte vara mer omfattande Ă€n att det ska gĂ„ att följa de förĂ€ndringar som gjorts, till exempel de handlingar som redovisats enligt en Ă€ldre version av klassificeringsstrukturen ska kunna eftersökas. 

Riksarkivet har för avsikt att ta fram en ny, uppdaterad vÀgledning för hur 6 kap. ska tillÀmpas med hÀnsyn till de Àndringar som har genomförts.

Du hittar de nya föreskrifterna pÄ https://riksarkivet.se/rafs