- Kontrollerat förstörande
- Beslut om gallring
- IntensivdataomrÄden och datumurval
- Gallringsfrist
- Omprövning av gallringsbeslut
- VerkstÀllande av gallring
- Gallringsprotokoll
- Rensning
(2009)
Gallring innebÀr att man förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingÄr i ljudupptagning eller elektronisk upptagning utplÄnas. Observera att leverans till centralarkiv eller avstÀllning av inaktuella handlingar inte Àr detsamma som gallring.
Syftet med gallringen Àr att begrÀnsa tillvÀxten av de allmÀnna handlingarna, sÄ att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden.
Kontrollerat "förstörande"
Det Àr tillÄtet att gallra (förstöra) allmÀnna handlingar, men det finns viktiga förbehÄll. Gallring ska ske pÄ ett kontrollerat sÀtt och vara noga genomtÀnkt och kunna motiveras. Grundprincipen Àr att allmÀnna handlingar ska bevaras och att gallring Àr ett undantag frÄn denna huvudregel. Vid gallring ska dessutom beaktas att arkiven Àr en del av vÄrt kulturarv. All gallring mÄste grundas pÄ lag och beslut. Om vi gallrar felaktigt eller för mycket förlorar vi betydelsefull information. Man ska avgöra betydelsen av informationen för:
- allmÀnhetens rÀtt till insyn (offentlighetsprincipen)
- rÀttsskipning
- framtida forskning (tillgÄng till kÀllmaterial)
- myndigheten och kommunen/landstinget i stort
De grundlÀggande bestÀmmelserna om bevarande och gallring finns i 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen och arkivlagen (1990:782). Varje gallringsbeslut mÄste föregÄs av en utredning, dÀr handlingarnas betydelse ur olika synpunkter prövas.
DÄ det gÀller elektroniska medier fÄr begreppet gallring en utökad betydelse. Gallring innebÀr inte enbart att förstöra allmÀnna handlingar eller uppgifter i allmÀnna handlingar, utan Àven att vidtaga ÄtgÀrder med handlingarna som medför
- förlust av betydelsebÀrande data,
- förlust av möjliga sammanstÀllningar,
- förlust av sökmöjligheter eller
- förlust av möjlighet att bedöma handlingarnas autenticitet.
Rent praktiskt kan alltsÄ en pappersutskrift som skrivs ut i bevarandesyfte av t.ex. ett elektroniskt register (om detta gallras), vara frÄga om faktisk gallring, dÄ man vid utskrift fixerar informationen pÄ ett visst sÀtt vilket fÄr till följd att bl.a. sökmöjligheter och möjlighet till informationssammanstÀllningar förloras.
Det kan förekomma att handlingar som inkommer till en myndighet i pappersform skannas. I dessa fall mÄste myndigheten ta stÀllning till vad som Àr att betrakta som original. I Riksarkivets författningssamling (RA-FS 2003:2) specificeras ett antal kvalificerade krav för att pappershandlingar ska fÄ gallras efter skanning. Pappersförlagan kan eventuellt gallras om man beslutat att systemet ska bevaras och sÀkerstÀller att detta Àr möjligt enligt gÀllande standarder. Man bör Àven beakta ett eventuellt bevarande av pappershandlingar med hÀnsyn till eventuella juridiska krav pÄ egenhÀndigt undertecknande.
Den centrala arkivfunktionen bör ha till uppgift att bitrÀda förvaltningarna inom landstinget eller kommunen med gallringsutredningar, men det Àr viktigt att ocksÄ den kunskap som finns inom förvaltningarna utnyttjas till fullo.
SamrĂ„dsgruppen utarbetar rekommendationer för kommunala/landstingskommunala verksamhetsomrĂ„den om bevarande och gallring. RĂ„den publiceras dels genom skriftserien "Bevara eller gallra â GallringsrĂ„d för..." och dels som pdf-filer pĂ„ samrĂ„dsgruppens hemsida.
Beslut om gallring
Gallring fÄr inte ske utan att beslut har fattats. Den som ska besluta Àr myndigheten, d.v.s. den nÀmnd som producerat handlingen. FullmÀktige kan dock föreskriva att en annan nÀmnd ska besluta om gallring, t.ex. arkivmyndigheten. Detta framgÄr i sÄ fall av arkivreglementet. NÀr det gÀller upphörda myndigheters arkiv, beslutar arkivmyndigheten. Detsamma gÀller arkiv och handlingar som har överlÀmnats till arkivmyndigheten för fortsatt vÄrd. I sÄdana fall bör den myndighet som har överlÀmnat handlingarna höras före beslutet. PÄ motsvarande sÀtt bör en arkivbildande myndighet som sjÀlv beslutar om gallring samrÄda med arkivmyndigheten eller den centrala arkivfunktionen. Enskild tjÀnsteman fÄr inte besluta om gallring.
Föreskrifter om gallring kan Àven finnas i lag. DÄ inskrÀnks kommunens egen beslutanderÀtt. Notera sÀrskilt att:
- SocialtjÀnstlagen innehÄller gallringsföreskrifter för socialregister och socialakter,
- Patientdatalagen ger socialstyrelsen möjlighet att under vissa förutsÀttningar förordna att en viss patientjournal helt eller delvis ska förstöras,
- Vidare finns bestÀmmelser om minimibevarande, som ocksÄ inskrÀnker den kommunala beslutanderÀtten. Patientdatalagen föreskriver att en journalhandling ska bevaras minst tio Är, efter sista anteckning i handlingen. I lag om genetisk integritet (2006:351) föreskriver att journal om spermagivare ska bevaras i minst 70 Är.
IntensivdataomrÄden och datumurval
SocialtjĂ€nstförordningen föreskriver att socialakter och register av hĂ€nsyn till forskningens behov ska undantas frĂ„n gallring i de kommuner som ingĂ„r i Ăstergötlands, Gotlands och VĂ€sternorrlands lĂ€n samt i Göteborgs kommun. I landets övriga kommuner ska socialakter och register för personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje mĂ„nad undantas frĂ„n gallring. DĂ€rmed har regeringen angivit omfattningen av intensivdataomrĂ„den och datumurval.
Gallringsfrist
Den tid som ska förflyta innan gallringsbara handlingar fÄr gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfristen rÀknas i regel frÄn utgÄngen av det Är under vilket handlingen har kommit in eller upprÀttats. Gallringsfristens lÀngd avgörs av verksamhetens behov, eventuella preskriptionstider, revisionskrav etc. Man bör efterstrÀva sÄ korta gallringsfrister som möjligt och man bör söka begrÀnsa antalet olika frister.
Omprövning av gallringsbeslut
Gallringsbeslut kan behöva omprövas med jÀmna mellanrum. BÄde organisationsförÀndringar och Àndringar i rutiner kan förÀndra förutsÀttningarna för gallringen. Digitalisering av en förut manuell rutin samt förÀndrad lagstiftning kan ocksÄ fÄ till följd att ett gallringsbeslut mÄste omprövas.
VerkstÀllande av gallring
Gallring bör verkstÀllas regelbundet, gÀrna i början av Äret, eftersom mÄnga gallringsfrister löper ut vid Ärsskiftet. Observera att gallringsbeslut ska tolkas restriktivt. Endast sÄdana handlingar fÄr gallras som uttryckligen avses i beslutet.
Gallringen underlÀttas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivlÀggningen. Gallringstidpunkten kan dÄ anges pÄ resp. volym.
Gallrade handlingar ska förstöras. Sekretesskyddade handlingar ska förstöras under kontroll. Observera att gallring i digitala system kan krÀva sÀrskilda ÄtgÀrder.
Hur man kan tÀnka kring förstörande av handlingar kan man t ex lÀsa om i "Handbok SÀkerhetstjÀnst InformationssÀkerhet" (Försvarsmakten 2013) eller "SÀkerhetspolisen SÀkerhetsskydd - en vÀgledning" (SÀkerhetspolisen 2010), Det som ocksÄ kan vara relevant hÀr Àr avsnitten om informationssÀkerhet och hantering av hemliga handlingar.
Gallringsprotokoll
Vid gallring bör föras ett översiktligt protokoll i form av en lista över de handlingar som har förstörts och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig pÄ. Protokollet undertecknas av ansvarig tjÀnsteman.
Rensning
Rensning innebÀr att handlingar i ett Àrende befrias frÄn arbetsdokument som endast Àr av tillfÀllig betydelse och som Àr obehövliga för förstÄelsen av Àrendet. Det kan gÀlla minnesanteckningar som inte tillför Àrendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior etc. Rensningen avser handlingar som inte Àr allmÀnna handlingar och Àr dÀrför inte nÄgon gallringsÄtgÀrd trots att resultatet, förstöring, Àr det samma. Rensning ska utföras av handlÀggaren nÀr Àrendet Àr avslutat.