RA-FS 2019:2, nya föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter - omtryck av RA-FS 1991:1 med ändringsförfattningar

Riksarkivet har genom ett omtryck av RA-FS 1991:1 beslutat nya föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. Författningen har beteckningen RA-FS 2019:2 och innehåller såväl mindre ändringar av formell karaktär som ändringar av materiell karaktär. De formella ändringarna har t.ex. tillkommit mot bakgrund av ändringar i tryckfrihetsförordningen och annan lagstiftning eller p.g.a. behovet att uppdatera och modernisera begrepp och språkbruk i författningen.

Huvudparten av de materiella ändringarna gäller bestämmelserna om verksamhetsbaserad arkivredovisning (ursprungligen beslutade i RA-FS 2008:4). Avsikten har varit att förenkla och förtydliga tillämpningen av bestämmelserna i 6 kap. utan att själva grundförutsättningarna i RA-FS 2008:4 har ändrats. Ändringarna i 6 kap. har tagits fram efter samverkan med en referensgrupp med medverkande från några myndigheter. Riksarkivet har för avsikt att uppdatera och utveckla vägledningen Redovisa verksamhetsinformation utifrån de ändringar som gjorts i 6 kap.

Nedan följer en kortare genomgång av de ändringar som genomförts för bestämmelser om den verksamhetsbaserade arkivredovisningen:

 - I 2 kap. har definitionerna av tre begrepp som förekommer i 6 kap. ändrats. För handlingsslag respektive handlingstyp har ”mängd av handlingar som tillkommer…” ändrats till förmån för ”de handlingar som inkommer eller upprättas…”. Definitionen av förvaringsenhet har ändrats till ”mängd av handlingar som avgränsas fysiskt eller logiskt” för att passa redovisningen av elektroniska handlingar bättre.

- I 6 kap 2 § har det förtydligats att arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela arkivbestånd. Genom den tidigare lydelsen kunde det uppfattas som att Riksarkivet gick utöver sitt bemyndigade i 11 § 2 strecksatsen arkivförordningen. Liksom tidigare gäller att arkivredovisningen ska omfatta såväl arkivhandlingar på alla typer av medium och format som gallringsbara handlingar som ingår i myndighetens arkiv.

- I 9 kap. RA-FS 1997:4 fanns bestämmelser om att det ska göras noteringar i arkivbeskrivning och arkivförteckning för handlingar som överlämnas och införlivas. Bestämmelserna om överlämnande i 9 kap. RA-FS 2019:2 innehåller endast bestämmelser om att överlämnande av arkiv ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning enligt 6 kap. Med hänsyn till att arkivredovisningen tar sin utgångspunkt i myndigheternas verksamhet blev det nödvändigt att lägga till bestämmelser i 6 kap. om att även de verksamheter (processer eller motsvarande) som förs över till eller från myndigheten ska dokumenteras i arkivredovisningen. Tidigare har det funnits bestämmelser om att uppgifter om arkiv som förs över till och från myndigheten ska finnas i myndighetens arkivbeskrivning (6 kap. 5 §). Genom RA-MS 2019:2 gäller att även uppgifter om verksamhetsövergångar ska framgå av arkivbeskrivningen. I 6 kap 13 § och den nu tillagda 13 a § har vidare införts bestämmelser om att strukturenheter som tillkommer eller avslutas, i de fall detta är aktuellt, ska förses med uppgifter om vilken myndighet som motsvarande verksamhet har överlämnats från eller till. Riksarkivet hoppas att detta ska bidra till att ytterligare förbättra spårbarheten för handlingar som överlämnas till och från myndigheten.

- I syfte att förbättra överblicken över myndigheternas handlingsbestånd har det i 6 kap. 16 § om redovisning av handlingsslag och handlingstyper, införts en bestämmelse att det även ska finnas uppgifter om när en handlingstyp tas i bruk respektive avslutas. Bestämmelsen har kommit till för att underlätta insynen i arkiven, överblicken över handlingsbeståndet och för att handlingstyperna också ska gå att hitta även efter det fall att en handlingstyp inte längre förekommer i verksamheten.

- I 6 kap 17 § om redovisning av handlingstyper som är sammanställningar ur databaser har utgått helt. Paragrafen har visat sig vara problematisk att tillämpa i praktiken vilket följaktligen har lett till att denna typ av uppgifter har förekommit sparsamt i myndigheternas arkivredovisning. Riksarkivet menar att motsvarande uppgifter ändå knyts till arkivredovisningen genom den integrering mellan arkivredovisning och dokumentation av elektroniska handlingar som ska göras enligt 5 kap. RA-FS 2009:1.

- I 6 kap. 18 § har strecksatserna om vilka uppgifter som ska redovisas om förvaringsenheter utgått. Enligt den nya lydelsen ska uppgifter om förvaringsenheter anges i den utsträckning som behövs för att identifiera, komma åt och hantera handlingarna. Bestämmelsen är alltså utformad som ett funktionskrav. I praktiken innebär det att redovisningen av förvaringsenheterna blir än mer flexibel och möjliggör för myndigheterna att ordna denna redovisning efter sina egna förutsättningar och behov. I den uppdaterade vägledningen kommer Riksarkivet att exemplifiera hur redovisningen av förvaringsenheter kan se ut utifrån olika förutsättningar och vilka uppgifter som typiskt sett behövs för att redovisa de vanligaste typerna av elektroniska och analoga handlingar.

- Riksarkivet har fått signaler om att den versionshantering som tidigare har följt av 6 kap. 19 § har visat sig svår att tillämpa i praktiken, i ett verksamhetssystem för arkivredovisning. Därför ändras nu kraven så att klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter endast behöver relateras till varandra i den utsträckning som behövs för att handlingar ska kunna identifieras, kommas åt och hanteras. Kravet på en samlad presentation av uppgifterna har också tagits bort. Versionshanteringen behöver vara inte vara mer omfattande än att det ska gå att följa de förändringar som gjorts, till exempel de handlingar som redovisats enligt en äldre version av klassificeringsstrukturen ska kunna eftersökas. 

Riksarkivet har för avsikt att ta fram en ny, uppdaterad vägledning för hur 6 kap. ska tillämpas med hänsyn till de ändringar som har genomförts.

Du hittar de nya föreskrifterna på https://riksarkivet.se/rafs

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Prev Next

Förslag till nya författningar är ute på remiss

2021-10-12

Riksarkivet har skickat ut förslag till nya författningar om krav på framställningen av elektroniska och allmänna handlingar! Remissen omfattar två författningsförslag. Det ena förslaget ska ersätta ...

Riksarkivet anordnar digitala frukostmöten

2021-03-17

Riksarkivet har de senaste åren genomfört dialogmöten med landets arkivsektor och andra intressenter utifrån den arkivutredning som genomfördes 2017-2019 och de förslag som presenterades i betänkandet...

Seminarium om att använda och hantera underskrifter i offentliga verksamheter

2020-10-29

Den 27 oktober 2020 anordnade Samrådsgruppen ett webbsänt seminarium - Att använda och hantera underskrifter i offentliga verksamheter. Tag del av föreläsarnas presentationer  Samrådsgruppen ha...

De samhällsviktiga arkiven - webbsänd seminarieserie från Riksarkivet

2020-09-18

De samhällsviktiga arkiven” är namnet på en seminarieserie från Riksarkivet med fokus på demokrati, att dokumentera det extraordinära, informationssäkerhet och arkivförvaltning. För att möta vår tids...

Gallringsråd för överförmyndare - nytt gallringsråd utkommet

2020-07-05

Nu har ett nytt gallringsråd publicerats. Du kan hämta gallringsrådet på den här sidan eller beställa som tryck från SKR.

"Härifrån till evigheten" - nu har arkivutredningen kommit

2020-01-14

Nu har arkivutredningen kommit med sitt betänkande "Härifrån till evigheten - En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv" (SOU 2019:58). Tag del av utredningens förslag

Ändra gallringsfrist för räkenskapsinformation

2019-11-21

Lagen om kommunal bokföring och redovisning trädde i kraft 1 januari 2019 vilket påverkar gallringsfristen för räkenskapsinformation. Med anledning av detta utkommer här ett tillägg till Bevara eller ...

Riksarkivets regler om arkivredovisning

2019-09-23

RA-FS 2019:2, nya föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter - omtryck av RA-FS 1991:1 med ändringsförfattningar Riksarkivet har genom ett omtryck av RA-FS 1991:1 beslutat nya föreskrifter och al...

Bokföring och arkivering

2019-03-01

Med anledning av att gallringsfristen för räkenskapsinformation har ändrats i lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) så har Rådet för kommunal redovisning (RKR) utkommit med en re...

PM om införande av offentlighetsprincipen i börsnoterade skolföretag

2019-02-25

Nu finns en promemoria om införande av offentlighetsprincipen i börsnoterade företag. PM om offentlighetsprincipen hos skolföretag PM:et är skickad på remiss. Svar ska vara inne senaste 3 maj.

Måste vi radera alla personuppgifter nu? - om datakyddslagen och arkivlagen

2018-04-09

Regionarkivet i Västa Götalandsregionen och Göteborgs stad har tagit fram informationsmaterial om arkivlagen och dataskyddslagen/DSF som börjar gälla i maj. Begripligt och mycket snyggt! {phocadownlo...

Offentlighetsprincipen i fristående skolor

2018-03-12

Utredningen Ökad insyn i fristående skolor SOU 2015:82 har nu resulterat i en lagrådsremiss. I lagrådsremissen föreslås ändringar i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Rätten att ta del av allmä...

Hantering av privata vårdgivares journaler

2017-09-27

Samrådsgruppen har tidigare gett ut en vägledning gällande hantering av enskilda vårdgivares patientjournaler. 2016 påbörjades arbetet med att uppdatera vägledningen. Under arbetets gång har det blivi...

Överklagande av IVO:s beslut om omhändertagande av journaler

2017-05-15

Inspektionen för vård och omsorg (IVO) beslutade 2015 om att regionarkivet i Halland skulle omhänderta ett journalarkiv från ett företag som bytt verksamhetsinriktning från att bedriva hälso- och...

Rapport från Riksrevisionen om digitalisering

2016-07-01

Riksrevisionen har utkommit med en granskning av offentlig sektors digitalisering. Rapporten (RIR 2016:14) innehåller bland annat intressanta kommentarer och synpunkter på statliga myndigheters o...

  • 1
  • 2
  • 3
Prev Next

Välkommen till Samrådsgruppen

2019-05-02

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (SKA) är ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Regioner. Vi främjar samverkan mellan stat, kommuner och regioner inom arkivområdet, för utvecklingen av arkivfrågorna. Tonvikten ska ligga på de frågor som är av gemensamt intresse för den offentliga sektorn. SKA ger ut skriften Bevara eller gallra...

Samrådsgruppens möten 2021

2019-03-01

23 februari, digitalt möte 11 mars, extrainsatt möte om verksamhetsplanering 2021 25 maj, digitalt möte 14-15 september i Vadstena 16 november, Riksarkivet

Hälso- och sjukvård

2018-05-08

Information om bevarande och gallring av handlingar inom verksamhetsområdet hittar man i Gallringsråd nummer 6. Rådet berör hantering av patientjournaler och handlingar inom bl a följande områden: Mödrahälsovård Barn- och skolhälsovård Läkemedelshantering Avvikelser och anmälningar inom vården (Lex Maria) Tandvård Ny upplaga av gallringsråd nummer 6, 2014 Nu finns en ny upplaga av Bevara eller gallra -...

Kommunal klassificeringsstruktur

2018-03-19

Här kan du hämta en klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter, Klassa. Bakgrunden till strukturen är att Samrådsgruppen 2012 tillsatte ett projekt (projekt Klassa) i syfte att ta fram en gemensam struktur för att klassificera kommunala verksamheter. Målet var att utarbeta en hierarkiskt uppbyggd klassificeringsstruktur för verksamheter inom kommuner, landsting och regioner. Strukturen...

Kartor och ritningar

2017-11-17

Information om bevarande och gallring av kartor och ritningar för kommuner, landsting och regioner hittar man i Gallringsråd nummer 4. Ny upplaga av Gallringsråd nummer 4, 2017 Nu finns en ny upplaga av Bevara eller gallra - råd om kartor och ritningar. Tryckt skrift kan beställas hos Cecilia Schyberger 08-452 7835.Ladda ner    

Föreskrifter om arkivvård (arkivreglemente)

2016-02-18

Det viktigaste instrumentet för landstingens och kommunernas arkivvård är de egna lokala föreskrifterna (arkivreglementen), som reglerar ansvarsfrågor kring arkivvården. Arkivreglementena utfärdas med stöd av 16 § arkivlagen, som ger fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade föreskrif­ter för den egna kommunens eller det egna landstingets arkivvård. År 1991 utkom första gången råd  i...

Kommunal samverkan och arkivlagen

2016-02-18

Kommunalförbund Kommuner och landsting får bilda kommunalförbund och lämna över vården av kommunala angelägenheter till ett sådant förbund. Inom t ex räddningstjänsten är detta vanligt. Förbundet styrs av en förbundsordning som ska antas av förbundsmedlemmarna (de kommuner/landsting som ingår i kommunalförbundet). Se vidare kommunallagen 3 kap. 20§ ff. Kommunalförbundets beslutande församling kallas...

Offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar

2016-02-18

Om registrering, sekretess och PuL Allmän handling Betydelse När är en handling allmän? Inkommen Upprättad Omhändertagen för arkivering Förvarad Vad är en myndighet? Krav på registrering Offentlighetsansvar och PuL-ansvar Personuppgiftslagens bestämmelser kontra arkivlagens Sekretess Sekretessens omfång Överföring av sekretess Sekretessprövning vid utlämnande Förbehåll vid utlämnande Tillhandahållande hos enskilda organ Kopiering (2010) Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel. Dessa...

RSS

Du kan prenumerera på våra flöden genom vår RSS feed. Välj något av våra flöden genom att klicka på ikonerna nedan.

 rss Nyheter rss Senast uppdaterat

SKR-logora-logo