RA-FS 2019:2, nya föreskrifter om arkiv hos statliga myndigheter - omtryck av RA-FS 1991:1 med ändringsförfattningar

Riksarkivet har genom ett omtryck av RA-FS 1991:1 beslutat nya föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. Författningen har beteckningen RA-FS 2019:2 och innehåller såväl mindre ändringar av formell karaktär som ändringar av materiell karaktär. De formella ändringarna har t.ex. tillkommit mot bakgrund av ändringar i tryckfrihetsförordningen och annan lagstiftning eller p.g.a. behovet att uppdatera och modernisera begrepp och språkbruk i författningen.

Huvudparten av de materiella ändringarna gäller bestämmelserna om verksamhetsbaserad arkivredovisning (ursprungligen beslutade i RA-FS 2008:4). Avsikten har varit att förenkla och förtydliga tillämpningen av bestämmelserna i 6 kap. utan att själva grundförutsättningarna i RA-FS 2008:4 har ändrats. Ändringarna i 6 kap. har tagits fram efter samverkan med en referensgrupp med medverkande från några myndigheter. Riksarkivet har för avsikt att uppdatera och utveckla vägledningen Redovisa verksamhetsinformation utifrån de ändringar som gjorts i 6 kap.

Nedan följer en kortare genomgång av de ändringar som genomförts för bestämmelser om den verksamhetsbaserade arkivredovisningen:

 - I 2 kap. har definitionerna av tre begrepp som förekommer i 6 kap. ändrats. För handlingsslag respektive handlingstyp har ”mängd av handlingar som tillkommer…” ändrats till förmån för ”de handlingar som inkommer eller upprättas…”. Definitionen av förvaringsenhet har ändrats till ”mängd av handlingar som avgränsas fysiskt eller logiskt” för att passa redovisningen av elektroniska handlingar bättre.

- I 6 kap 2 § har det förtydligats att arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela arkivbestånd. Genom den tidigare lydelsen kunde det uppfattas som att Riksarkivet gick utöver sitt bemyndigade i 11 § 2 strecksatsen arkivförordningen. Liksom tidigare gäller att arkivredovisningen ska omfatta såväl arkivhandlingar på alla typer av medium och format som gallringsbara handlingar som ingår i myndighetens arkiv.

- I 9 kap. RA-FS 1997:4 fanns bestämmelser om att det ska göras noteringar i arkivbeskrivning och arkivförteckning för handlingar som överlämnas och införlivas. Bestämmelserna om överlämnande i 9 kap. RA-FS 2019:2 innehåller endast bestämmelser om att överlämnande av arkiv ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning enligt 6 kap. Med hänsyn till att arkivredovisningen tar sin utgångspunkt i myndigheternas verksamhet blev det nödvändigt att lägga till bestämmelser i 6 kap. om att även de verksamheter (processer eller motsvarande) som förs över till eller från myndigheten ska dokumenteras i arkivredovisningen. Tidigare har det funnits bestämmelser om att uppgifter om arkiv som förs över till och från myndigheten ska finnas i myndighetens arkivbeskrivning (6 kap. 5 §). Genom RA-MS 2019:2 gäller att även uppgifter om verksamhetsövergångar ska framgå av arkivbeskrivningen. I 6 kap 13 § och den nu tillagda 13 a § har vidare införts bestämmelser om att strukturenheter som tillkommer eller avslutas, i de fall detta är aktuellt, ska förses med uppgifter om vilken myndighet som motsvarande verksamhet har överlämnats från eller till. Riksarkivet hoppas att detta ska bidra till att ytterligare förbättra spårbarheten för handlingar som överlämnas till och från myndigheten.

- I syfte att förbättra överblicken över myndigheternas handlingsbestånd har det i 6 kap. 16 § om redovisning av handlingsslag och handlingstyper, införts en bestämmelse att det även ska finnas uppgifter om när en handlingstyp tas i bruk respektive avslutas. Bestämmelsen har kommit till för att underlätta insynen i arkiven, överblicken över handlingsbeståndet och för att handlingstyperna också ska gå att hitta även efter det fall att en handlingstyp inte längre förekommer i verksamheten.

- I 6 kap 17 § om redovisning av handlingstyper som är sammanställningar ur databaser har utgått helt. Paragrafen har visat sig vara problematisk att tillämpa i praktiken vilket följaktligen har lett till att denna typ av uppgifter har förekommit sparsamt i myndigheternas arkivredovisning. Riksarkivet menar att motsvarande uppgifter ändå knyts till arkivredovisningen genom den integrering mellan arkivredovisning och dokumentation av elektroniska handlingar som ska göras enligt 5 kap. RA-FS 2009:1.

- I 6 kap. 18 § har strecksatserna om vilka uppgifter som ska redovisas om förvaringsenheter utgått. Enligt den nya lydelsen ska uppgifter om förvaringsenheter anges i den utsträckning som behövs för att identifiera, komma åt och hantera handlingarna. Bestämmelsen är alltså utformad som ett funktionskrav. I praktiken innebär det att redovisningen av förvaringsenheterna blir än mer flexibel och möjliggör för myndigheterna att ordna denna redovisning efter sina egna förutsättningar och behov. I den uppdaterade vägledningen kommer Riksarkivet att exemplifiera hur redovisningen av förvaringsenheter kan se ut utifrån olika förutsättningar och vilka uppgifter som typiskt sett behövs för att redovisa de vanligaste typerna av elektroniska och analoga handlingar.

- Riksarkivet har fått signaler om att den versionshantering som tidigare har följt av 6 kap. 19 § har visat sig svår att tillämpa i praktiken, i ett verksamhetssystem för arkivredovisning. Därför ändras nu kraven så att klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter endast behöver relateras till varandra i den utsträckning som behövs för att handlingar ska kunna identifieras, kommas åt och hanteras. Kravet på en samlad presentation av uppgifterna har också tagits bort. Versionshanteringen behöver vara inte vara mer omfattande än att det ska gå att följa de förändringar som gjorts, till exempel de handlingar som redovisats enligt en äldre version av klassificeringsstrukturen ska kunna eftersökas. 

Riksarkivet har för avsikt att ta fram en ny, uppdaterad vägledning för hur 6 kap. ska tillämpas med hänsyn till de ändringar som har genomförts.

Du hittar de nya föreskrifterna på https://riksarkivet.se/rafs